Polityka Prywatności Mobilnej Wypożyczalni Rowerów

Wprowadzenie

Mobilna wypożyczalnia rowerów (dalej „Wypożyczalnia”) prowadzona jest przez VIABO SA. Przedsiębiorstwo szanuje prywatność swoich klientów i dokłada wszelkich starań, aby chronić ich dane osobowe. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady zbierania, przetwarzania, przechowywania i ochrony danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Dokument dotyczy danych przetwarzanych w ramach działalności Wypożyczalni, w tym poprzez stronę internetową bikes.viabo.pl.

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest:

VIABO SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Bydgoszczy, działająca pod adresem: ul. Tadeusza Kościuszki 27, 85-079 Bydgoszcz,
NIP: 9671357403
REGON: 341442076
Kontakt: bikes@viabo.pl

2. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych zgodnie z RODO.

§ 2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

a) Realizacja umowy wynajmu rowerów:
– Obsługa rezerwacji, przygotowanie i wykonanie umowy wynajmu, szkolenie z użytkowania rowerów, rozliczenie kaucji i płatności.
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

b) Zapewnienie bezpieczeństwa i dochodzenie roszczeń:
– Weryfikacja tożsamości klienta, dokumentowanie stanu rowerów (protokół zdawczo-odbiorczy, protokół awarii), dochodzenie roszczeń w przypadku szkód.
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – ochrona mienia i bezpieczeństwa).

c) Obsługa zapytań i reklamacji:
– Kontakt z klientami w sprawie rezerwacji, zmian terminów, odpowiedzi na pytania lub rozpatrywania reklamacji.
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – komunikacja z klientem)

d) Wypełnianie obowiązków prawnych:
– Prowadzenie dokumentacji podatkowej, rozliczenia z urzędem skarbowym, współpraca z organami publicznymi.
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

e) Działania marketingowe (opcjonalnie):
– Przesyłanie informacji o promocjach, nowych usługach, wydarzeniach Wypożyczalni (np. newsletter, oferty specjalne).
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda klienta).

f) Analiza i doskonalenie usług:
– Zbieranie danych statystycznych (np. poprzez pliki cookies na stronie bikes.viabo.pl) w celu poprawy funkcjonalności strony i usług.
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – rozwój działalności).

2. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji usług Wypożyczalni. Brak podania danych uniemożliwi np. zawarcie umowy wynajmu rowerów.

§ 3. Kategorie przetwarzanych danych

1. Wypożyczalnia przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
a) Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, numer dokumentu tożsamości (np. dowód osobisty, paszport, prawo jazdy).

b) Dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania (jeśli wymagany, np. do faktury VAT).

c) Dane dotyczące rezerwacji: data, godzina i czas trwania wynajmu, szczegóły płatności, kaucja.

d) Dane finansowe: numer rachunku bankowego (np. do zwrotu kaucji), dane do faktury VAT.

e) Dane techniczne: informacje zbierane automatycznie przez stronę bikes.viabo.pl, np. adres IP, typ przeglądarki, dane z plików cookies.

f) Dane incydentalne: informacje związane z awariami, szkodami lub wypadkami (np. dane w protokole awarii, raporty służb ratunkowych).

2. W przypadku zgody na marketing przetwarzamy dodatkowe dane, np. preferencje usług lub historię rezerwacji.

§ 4. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów:

a) Podmioty wspierające działalność Wypożyczalni:
– Firmy hostingowe i administratorzy strony bikes.viabo.pl;
– Biura księgowe obsługujące rozliczenia podatkowe;
– Firmy ubezpieczeniowe w przypadku szkód lub roszczeń;
– Serwisy techniczne.

b) Organy publiczne:
– Urzędy skarbowe lub inne instytucje, jeśli wymagają tego przepisy prawa.
– Służby ratunkowe (np. Policja, Straż pożarna) w przypadku wypadków lub sytuacji zagrażających bezpieczeństwu.

2. Administrator zapewnia, że w zakresie współpracy z odbiorcami danych przestrzegane są przepisy RODO i stosowane odpowiednie zabezpieczenia (np. umowy powierzenia przetwarzania danych).

§ 5. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe przechowujemy przez okres:
a) Niezbędny do realizacji umowy wynajmu (np. do zakończenia wynajmu, rozliczenia kaucji i ewentualnych roszczeń).

b) Wymagany przepisami prawa (np. dane podatkowe przechowujemy przez 5 lat od końca roku podatkowego).

c) Do czasu przedawnienia roszczeń (zgodnie z Kodeksem cywilnym, zwykle 3 lata) w przypadku danych związanych z umowami, szkodami lub sporami.

d) Do momentu wycofania zgody, jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody (np. w celach marketingowych).

e) Dla danych statystycznych (np. cookies) – przez okres określony w ustawieniach strony bikes.viabo.pl lub do wycofania zgody na cookies.

2. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane, tak aby nie można było ich powiązać z konkretną osobą.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Zgodnie z RODO masz prawo do:
a)Dostępu do danych: uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz ich kopii.

b) Sprostowania danych: poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.

c) Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): usunięcia danych, jeśli nie ma podstaw do dalszego przetwarzania.

d) Ograniczenia przetwarzania: ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach.

e) Przenoszenia danych: otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie lub przekazania ich innemu administratorowi.

f) Sprzeciwu: wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (np. w celach marketingowych).

g) Cofnięcia zgody: wycofania zgody na przetwarzanie danych (np. marketing) w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność przetwarzania przed wycofaniem.

h) Wniesienia skargi: zgłoszenia naruszeń do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe na stronie https://uodo.gov.pl/). Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z Administratorem:
– E-mail: bikes@viabo.pl
– Telefon: +48 533 578 307
– Pisemnie: VIABO SPÓŁKA AKCYJNA, ul. Tadeusza Kościuszki 27, 85-079 Bydgoszcz
– Administrator rozpatrzy wniosek w terminie 30 dni, a w skomplikowanych przypadkach do 60 dni, informując o podjętych działaniach.

§ 7. Zabezpieczenia danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych, w tym:

– Szyfrowanie danych przesyłanych przez stronę bikes.viabo.pl (certyfikat SSL).
– Zabezpieczenia systemów informatycznych (hasła, oprogramowanie antywirusowe, firewalle).
– Ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla upoważnionych pracowników.
– Regularne aktualizacje systemów, kopie zapasowe oraz audyty bezpieczeństwa.
– Przechowywanie dokumentacji papierowej (np. protokoły, umowy) w zabezpieczonych pomieszczeniach.

2. Pracownicy Wypożyczalni są przeszkoleni z zasad ochrony danych osobowych i zobowiązani do zachowania poufności.

§ 8. Pliki cookies i technologie śledzące

1. Strona bikes.viabo.pl wykorzystuje pliki cookies w celu:
a) Zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony (cookies niezbędne).
b) Analizy ruchu na stronie (cookies analityczne, np. Google Analytics, za zgodą użytkownika).
c) Personalizacji treści i reklam (cookies marketingowe, za zgodą użytkownika).
2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies poprzez:
– Baner cookies wyświetlany przy pierwszym wejściu na stronę (opcja akceptacji/odrzucenia cookies nieistotnych).
– Ustawienia przeglądarki internetowej (blokada lub usuwanie cookies).
3. Dane techniczne (np. adres IP, typ urządzenia, czas wizyty) są zbierane automatycznie i wykorzystywane w celach administracyjnych, statystycznych lub poprawy funkcjonalności strony.

§ 9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Administrator zasadniczo nie przekazuje danych osobowych poza EOG.
2. W przypadku korzystania z usług dostawców z siedzibą poza EOG, Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia, takie jak:
– Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
– Weryfikacja czy kraj trzeci zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych.
3. Szczegółowe informacje o przekazywaniu danych dostępne są na żądanie u Administratora.

§ 10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Wypożyczalnia nie stosuje profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji w oparciu o dane osobowe, które mogłyby wywoływać skutki prawne dla klientów.
2. W przypadku działań marketingowych (za zgodą) dane mogą być analizowane w celu dopasowania ofert, ale nie wpływa to na prawa klienta.

§ 11. Kontakt w sprawach ochrony danych

Wszelkie pytania, wnioski lub wątpliwości dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować do Administratora:
– E-mail: bikes@viabo.pl
– Telefon: +48 533 578 307
– Pisemnie: VIABO SPÓŁKA AKCYJNA, ul. Tadeusza Kościuszki 27, 85-079 Bydgoszcz

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 04.09.2025 i jest dostępna na stronie bikes.viabo.pl
2. Administrator zastrzega prawo do zmiany Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju usług lub wprowadzenia nowych technologii. O zmianach użytkownicy zostaną poinformowani na stronie bikes.viabo.pl
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym dokumentem stosuje się przepisy RODO, ustawę o ochronie danych osobowych oraz inne obowiązujące przepisy prawa polskiego.